Participer à l’association Labo-GN

L’association a été créée au début de l’année 2018 avec un Collège Dirigeant qui comprend aujourd’hui une trentaine de membres.

En bref, le Collège Dirigeant de l’association participe aux décisions concernant le fonctionnement de l’association et l’organisation de l’événement annuel. Il délègue également des mandats à des bénévoles pour des missions précises lors de l’organisation de l’événement estival LaboGN.

L’adhésion à l’association est libre et elle implique a minima une participation aux prises de décision du Collège Dirigeant quand le cas se présente. Elle n’est pas obligatoire pour participer à l’événement de l’été, néanmoins il nous paraît important de rappeler que LaboGN existe parce que des bénévoles s’impliquent année après année pour le faire vivre. C’est dans l’esprit de l’événement d’y participer en y amenant sa petite pierre, que l’on ait beaucoup de temps à lui consacrer ou très peu. Une organisation horizontale implique une responsabilité de chacune et chacun dans son fonctionnement.

Lire les statuts de l'association

Lire le règlement intérieur de l'association

Quand on adhère à l’association Labo-GN, c’est qu’on souhaite s’impliquer dans l’organisation de l’événement (et/ou la gestion de l’asso, voir point suivant).

Adhérer implique à minima de s’exprimer lors des prises de décisions en ligne (même si c’est pour dire qu’on n’a pas d’avis). Si tu adhères sans t’exprimer au moment de décisions, tu ralentis beaucoup le fonctionnement de l’asso.

Toute personne qui adhère est membre du “collège dirigeant” : on est une asso sans bureau, donc pas de président·e, secrétaire, trésorièr·e… tout le monde a le même statut officiel et peut prendre part à l’organisation au même titre.

Pour l’organisation en elle-même, il y a ce qu’on appelle les “mandats”. Un mandat correspond à une tâche importante pour que l’événement Labo-GN puisse avoir lieu. Quand on prend un mandat pour une année (il est encouragé très très fortement d’être plusieurs par mandats), le collège dirigeant nous “délègue”, automatiquement, un pouvoir de décision quant à comment le mener à bien (en communiquant avec les autres personnes inscrites sur ce mandat). La liste des mandats se trouve sur cette page.

Il est possible de rentrer en contact avec les personnes ayant pris le même mandat que nous d’autres années pour obtenir des conseils.

Trésorerie, gestion des adhésions, déclaration des membres à la préfecture, répondre aux mails, s’assurer que les adhérent·e·s ont accès au Drive de l’asso et de l’événement… de la gestion d’asso, quoi. C’est chiant, mais il faut le faire.

Pour adhérer, clique ici ! Tu auras ensuite accès aux espaces de travail réservés aux membres de l’association. Avant d’adhérer, nous t’invitons à terminer de lire ce document, ainsi que les statuts et le règlement intérieur de l’asso, pour être sûr·e d’être sur la même longueur d’ondes (c’est en haut de cette page).

Accéder au Discord

Discord sert pour l’organisation concrète à quatre titres :

• Quand il y a besoin de consulter le collège dirigeant de manière formelle, pour une prise de décision au consensus (voir III, 1).
• Quand on veut, de manière moins formalisée, consulter d’autres membres sur certains aspects de notre mandat (pour être rassuré·e sur une décision qu’on veut prendre ou pour récolter des idées par exemple). Des non-membres peuvent aussi s’exprimer à ce titre-là.
• Pour rendre accessible des informations sur l’avancée de nos tâches ou de nos processus d’organisation.
• Pour demander de l’aide / de la collaboration quand on en a besoin.

Il y a des sous-groupes thématiques qu’il faut rejoindre un par un si on veut avoir accès aux discussions qui s’y trouvent et en être notifié·e.

Une fois que tu auras adhéré, un·e des référent·e·s chargé·e·s de partager les deux drives aux adhérent·e·s devrait s’en charger. Si ce n’est pas le cas au bout de deux semaines, n’hésite pas à envoyer un mail à labogn[point]asso[at]@gmail[point]com

La gestion associative est souvent lente, d’autant que pendant l’automne et l’hiver, l’activité de l’association est plutôt faible.

Sur le drive de l’association, tu trouveras les documents pour participer à la gestion de l’asso (voir I, 2).

Sur le drive de l’événement, tu trouveras le tableau des mandats où tu pourras t’inscrire, des fiches descriptives des mandats, et un dossier pour chaque mandat, où mettre des documents utiles à l’organisation où collaborer avec les autres personnes référent·e·s, des notes sur l’avancée du mandat...

Nous avons une newsletter, qui utilise mailchimp, via laquelle nous tenons informée notre liste de l’avancement de l’organisation de l’événement chaque année ; elle sert également à envoyer les informations nécessaires aux participant·e·s les mois et semaines qui précèdent l’événement. Vous trouverez un tutoriel sur l’utilisation de mailchimp dans le Drive de l’association, dossier Communication.

Il y a une adresse mail, labogn[point]asso[at]gmail[point]com, via laquelle on répond plutôt à des questions individuelles. Relever la boîte mail et répondre aux courriers fait partie des tâches de gestion de l’asso.

Enfin, Labo-GN a tout de même une présence sur Facebook, via un groupe général, qui est plus important en nombre que la présence sur Discord, et qui comporte à la fois des ancien·ne·s participant·e·s et des personnes intéressé·e·s par l’événement sans y être jamais venu·e·s.

Chaque année se créé aussi en général un groupe fermé consacré à l’édition, une fois les inscriptions passées.

Enfin, il y a bien sûr ce site internet !

On a appelé ça consensus lors de la rédaction des statuts, mais en fait c’est ce qui est en général nommé “décision par consentement”. Il ne s’agit pas que tout le monde soit d’accord, mais que personne n’émette d’objection suffisante (véto) à ce que la décision soit prise.

Pour du plus exhaustif, voilà ce qu’il y a d’écrit dans le Règlement Intérieur : “Le mode de scrutin, sauf exception expressément précisée dans les Statuts ou le présent document, est le consensus : les membres adhérent·es seront amené·es à se positionner sur la question posée en émettant un avis : - Favorable - Sans avis - Défavorable (mineur) - Veto (majeur).

Les arguments des camps favorables et défavorables seront entendus, et des amendements éventuellement proposés jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de désaccord majeur (Veto), que chaque désaccord mineur soit bien identifié, et que le consensus soit alors trouvé par le biais d’un nouveau vote.

Reconnaissant la nécessité de permettre à chacun·e de s'exprimer à sa manière et à son propre rythme, dans le cas exceptionnel où une personne émet un vote "Veto" et souhaite garder le silence sur ses raisons :

• Une durée de réflexion peut être décidée sur ce vote (qui peut aller d'une pause dans le processus de décision à un report du vote),
• Des personnes peuvent se porter volontaire auprès d'elle pour l'aider à expliquer son opinion,
• Cependant, en vertu des valeurs de transparence de l'association, et de l'article 3 du présent règlement, l'utilisation d'un vote "Veto" devrait être justifiée avant de classer la question posée.

Pour que le consensus ait lieu, il faut réunir toutes les conditions suivantes :

• Aucun vote "Veto", c'est à dire vote de désaccord majeur,
• Majorité stricte de votes "Favorable" (plus de 50%),
• Intégration dans le PV de l'AG des votes "Défavorables" et de leurs justifications, si les personnes ayant eu un avis défavorable ont souhaité s'exprimer.”

Il faut que la moitié des membres plus un·e se soient exprimé·e·s pour valider une prise de décision. On peut donner sa voix à un·e autre membre du Collège Dirigeant en cas d’impossibilité de participer, mais aucun·e membre ne peut recevoir plus d’une voix.

“Si le quorum, c’est-à-dire la moitié plus un des membres adhérent·e·s n’est pas réuni, une nouvelle assemblée est convoquée dans un délai d’un mois et elle peut statuer quel que soit le nombre de membres présent·es à la majorité absolue des voix.” (Statuts)

Dans une telle association, qui tend au maximum à laisser de la place pour chaque parole, et avec un processus de prise de décision tel que décrit ci-dessus, les désaccords sont inévitables. Un aspect important de l’apprentissage d’un tel mode d’organisation est de réussir à dédramatiser l’existence de ces désaccords.

On peut avoir l’impression qu’il faudrait toujours s’assurer que personne ne s’oppose à chaque décision avant d’en prendre une, qu’il faudrait communiquer en permanence sur tout ce qu’on fait via Discord.

Si c’est une bonne pratique de partager ses avancées pour qu’il soit plus facile d’avoir une vision globale, il est toutefois important que les individu·e·s puissent prendre des initiatives. Le sens des mandats, c’est qu’il y a une délégation de responsabilité aux personnes qui les prennent en main. Si certaines prises de décision doivent se faire en collectif (quand cela impacte le budget, par exemple), beaucoup peuvent se faire en autonomie, entre personnes référent·e·s d’un mandat. Sans cela, toute décision devient assez lourde, puisqu’il faudrait attendre de récolter d’autres avis. Le but du fonctionnement en mandat est de favoriser l’autonomie et d’éviter quelque chose de trop bureaucratique. Nous n’en sommes pas encore là, mais c’est une bonne direction vers laquelle tendre.

Bien sûr, si tu en ressens le besoin, tu es tout à fait encouragé·e à utiliser Discord pour consulter les autres. Ce qui importe, c’est de ne pas se sentir obligé·e à le faire systématiquement. Tu es légitime pour prendre des décisions sur un mandat que tu as choisis de mener à bien.

“Toute initiative personnelle n’engageant pas contractuellement, moralement ou financièrement l’association auprès d’un tiers, et n’allant pas à l’encontre de ses valeurs, est fortement encouragée par l’association et ne nécessite pas de décision du Collège Dirigeant en amont.” (Règlement intérieur)

Si tu souhaites rejoindre l'association ou t'investir dans le projet tu peux :

• adhérer via le compte Hello Asso
• envoyer un mail à cette adresse labogn.asso@gmail.com
• rejoindre les discussions qui ont lieu sur le serveur Discord LaboGN